Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en rol van het platform

Smart Boekhoud AI fungeert als geautomatiseerde tussenpersoon en verwerkingshulpmiddel voor administratieve en financiële documenten (zoals facturen, bonnen en banktransacties).

Ons platform leest, analyseert en categoriseert gegevens uit geüploade documenten ter voorbereiding van de boekhoudkundige verwerking en fiscale overzichten. Alle verwerkte gegevens en gekoppelde bestanden worden pas na expliciete controle en goedkeuring door de gebruiker (de ondernemer of boekhouder) doorgestuurd naar de door de gebruiker gekoppelde externe systemen of officiële instanties.

Contact: info@smartboekhoud.nl | https://smartboekhoud.nl

2. Welke gegevens verwerken en bewaren wij?

Om de dienst te kunnen leveren en u een historisch overzicht van uw verwerkingen te bieden, verwerken en bewaren wij:

• Account- en inloggegevens: Naam, e-mailadres, KvK-nummer en authenticatiegegevens.
• Geëxtraheerde administratieve gegevens: Gegevens uit geüploade facturen en bonnen (zoals bedragen, datums, leveranciersnamen, btw-bedragen en categoriseringen) die worden opgeslagen in onze beveiligde database.
• Financiële en transactiegegevens: Gegevens uit geautoriseerde bankkoppelingen ter ondersteuning van automatische reconciliatie en btw-berekeningen.
• Integratiegegevens: Beveiligde toegangstokens voor door de gebruiker geautoriseerde externe koppelingen en opslagdiensten.

3. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken en bewaren deze gegevens uitsluitend voor:

• Uitvoering van de overeenkomst: Het geautomatiseerd uitlezen, categoriseren, voorbereiden en tonen van uw administratieve overzichten en btw-berekeningen.
• Fiscale ondersteuning: Het opstellen en (na expliciete goedkeuring) klaarmaken of verzenden van fiscale aangiften naar de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: Het waarborgen van de veiligheid, integriteit en correcte werking van ons platform.

4. Koppelingen met externe diensten en derden

Wanneer u ervoor kiest om externe software, cloudopslag of financiële koppelingen te activeren:

• Verwerken wij gegevens uitsluitend binnen het bereik van de door u verleende autorisatie.
• Worden uw gegevens nooit verkocht, nooit gebruikt voor commerciële doeleinden of advertenties, en nooit gebruikt voor het trainen van publieke AI-modellen.
• Worden bestanden, boekingen of fiscale berichten pas naar externe systemen of instanties doorgestuurd nadat u deze expliciet heeft goedgekeurd binnen ons platform.

5. Bewaartermijnen en verantwoordelijkheid voor archivering

• Opslag van verwerkingshistorie: Geëxtraheerde factuur- en accountgegevens worden bewaard zolang uw account actief is. Bij opzegging of een verzoek tot verwijdering worden deze gegevens gewist, voor zover geen wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.
• Fiscale bewaarplicht (7 jaar): Smart Boekhoud AI is een verwerkingsplatform en fungeert niet als wettelijk archiefsysteem. De wettelijke Nederlandse fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de volledige administratie rust op de gebruiker en de door de gebruiker gekoppelde eindbestemmingen.

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Alle data-overdrachten verlopen via beveiligde, versleutelde verbindingen (SSL/TLS 1.3), en gegevens worden opgeslagen binnen gecertificeerde datacenters in de Europese Unie.

7. Cookies en functionele opslag

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies en sessie-technologieën die noodzakelijk zijn om het inloggen en de veilige werking van de applicatie mogelijk te maken. Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

8. Uw rechten (AVG)

Onder de AVG heeft u het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en dataportabiliteit van uw persoonsgegevens. Ook kunt u gekoppelde integraties op elk gewenst moment ontkoppelen via uw accountinstellingen.

Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen via info@smartboekhoud.nl.

9. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid aan te passen. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina.